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敬語・敬称の使い方

始末書をはじめとしたビジネス文書を書くにあたって、敬語の使い方にはよくよく注意しなければなりません。誤った敬語の用い方をすると、相手に不快な印象を与えたり、常識を欠いた無礼なものと見なされたりする可能性があります。そうなると、いかに構成や内容がしっかりしていても、文書本来の目的が台無しになってしまいます。

ここでは、ビジネス文書を書くうえで注意すべき敬語・敬称の用い方を示し、最後にその使い分けの目安を紹介したいと思います。

敬語・敬称を用いる際の注意点

  • 目上の人に「殿」を使わない。
    一般の手紙では、目上の人に「殿」を使うとイヤミに受け取られる可能性が高まるため、通常は「様」を用います。ビジネス文書でも、最近は「殿」より「様」を使う例が多くなってきています。
  • 肩書きに「様」をつけない。
    「社長」や「部長」などの肩書きは、そもそも敬称ではありませんが、役職に対する敬意から、事実上は敬意を含むものと考えられます。そのため、肩書きのうえに、さらに「様」をつけるとなると、いわば「様様」といった感じで重複表現になってしまいます。そのため、「社長」ならば「社長」とだけ書くようにします。ただし、手紙の宛名に書く場合は、「○○株式会社総務部長殿」というように、「様」や「殿」を使う場合があります。これは、だれ宛の手紙なのかを明確にするためだと言われています。

では以下に、宛名の場合と手紙文中の場合との、敬称の使い分けの目安を紹介します。

宛名の場合
  • 通常は「様」を用いる。
  • 役職名+個人名の形では「殿」でもよい。例えば、「○○株式会社営業部長殿」のように。
  • 会社名・団体名・部署名には「御中」を用いる。
  • 複数の人(特定の集まり)には、団体などの名称+「各位」とする。「関係者各位様」は二十表現なので注意を。「各位」のみでよい。
手紙文中の場合
  • 通常は「様」を用いる。
  • 役職名には「様」や「殿」をつけない。(例)「○○社長」
  • 会社名・団体名などには「様」よりも、通常は「御社」「貴社」「貴会」などを用いる。